Cómo hacer una solicitud de propuestas 3PL (RFP) efectiva

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¿Qué es una solicitud de propuestas 3PL? ¿Qué es una RFP?

Un proceso eficaz de  solicitud de propuestas logísticas (RFP) es esencial para el desarrollo y la continuidad de las relaciones exitosas entre el embarcador y el 3PL. Una solicitud de propuesta 3PL (RFP) es un documento creado por un embarcador para anunciar y proporcionar detalles sobre un proyecto logístico. A través de una Solicitud de propuesta, el remitente solicita ofertas de 3PL que ayudarán a completar el proyecto. Un riguroso proceso de Solicitud de Propuesta (RFP) ayuda a los embarcadores a comunicar de manera efectiva sus necesidades y el resultado deseado a los posibles proveedores 3PL.

Actores clave involucrados en el proceso de solicitud de propuestas

Del lado del embarcador:

Los departamentos de Adquisiciones/Compras y Operaciones del embarcador.

Del lado del operador 3PL:

Los departamentos de Desarrollo de negocios, Ventas, Licitaciones y Diseño de soluciones del operador 3PL

Elementos clave para una solicitud de propuesta 3PL

Una Solicitud de propuestas logísticas (RFP) bien escrita ayuda a los proveedores de logística a comprender lo que se espera de ella, identificar soluciones y proyectar precios precisos. Una solicitud de propuesta 3PL debe incluir:

  • Resumen del problema
  • Resumen de los servicios requeridos
  • Requisitos comerciales específicos
  • KPI
  • Lineamientos de la propuesta
  • Fecha de vencimiento
  • Criteria de selección
  • Método preferido para recepción de preguntas y aclaraciones.
  • Punto de contacto único
  • Especificaciones de precios y desglose de costos
  • Términos y Condiciones
  • Método de respuesta

El proceso de solicitud de propuestas

El proceso de Solicitud de propuestas logísticas 3PL (RFP) consta de los siguientes pasos:

1-El embarcador emite una Solicitud de Propuestas (RFP)

2- Los proveedores/operadores 3PL revisan y deciden responder a la Solicitud de Propuesta del remitente.

3- Los  proveedores de servicios 3PL envían una propuesta

4- El embarcador evalúa las propuestas  3PL

El proveedor de 3PL presenta una propuesta y el remitente evalúa si esa propuesta cumple con los requisitos y representa una solución adecuada al problema.

Lista de Verificación:

  • Solución propuesta¿Está alineada con el problema que el embarcador está tratando de resolver?

    ¿Cuánto tiempo llevará implementarla?

    ¿Se basa en hechos?

  • Precio propuesto¿Corresponde al presupuesto  con el que se cuenta para la realización del proyecto?
  • Términos y Condiciones¿La propuesta cumple con los términos y condiciones y los requisitos específicos de la empresa?
  • Competencias y habilidades¿Está calificado el proveedor?
  • Referencias¿Cuál es la reputación del 3PL?

5- Los proveedores de servicios logísticos 3PL y el embarcador negocian y discuten las propuestas

6- El embarcador otorga el proyecto a un proveedor 3PL y firman un contrato

7- El embarcador evalúa el rendimiento y brinda retroalimentación para impulsar la mejora continua.

La clave para un proceso exitoso de RFP

La comunicación efectiva entre los embarcadores y los proveedores 3PL es fundamental para una Solicitud de Propuestas funcional. El 23º Estudio Anual de Logística de Terceros de 2019: El estado del Outsourcing de Logística realizado por C. John Langley Jr., Ph.D. e Infosys, 2019, revela que «Aunque el 86% de los 3PLs indica que se ocupa diligentemente de su tunel de ventas, de las ofertas, las RFP y las licitaciones, solo el 65% de los embarcadores reportó que las respuestas de operadores 3PL a las RFP, las ofertas y las licitaciones se preparan de manera completa,  congruente y a tiempo». Es necesario mejorar la comunicación y el intercambio de datos durante el proceso de RFP.

Consejos para mantener una comunicación efectiva durante un proceso de Solicitud de Propuestas Logísticas RFP

  • Ser específico y claro sobre el resultado esperado
  • Comunicar el método de preguntas y aclaraciones a los proveedores de servicios 3PL
  • Asignar un solo punto de contacto
  • Asegúrarse de compartir todos los datos que necesita el 3PL para crear una propuesta
    significativa
  • Responder todas las preguntas a tiempo

Fuentes:

https://www2.gov.bc.ca/assets/gov/government/services-for-government-and-broader-public-sector/buy-goods-services-and-construction/how-to-buy-services/ministry_rfp_guide.pdf

2019 23rd Annual Third-Party Logistics Study: The State of Logistics Outsourcing,” C. John Langley Jr., Ph.D., and Infosys, 2019.

Marben Acosta Teran oversees the overall international B2B marketing strategy for Mexicom Logistics. She is passionate about building a solid brand while creating useful content for its audience. Marben loves learning more about the industry and being part of the Mexicom family.
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